KSeF a faktury: co spadá pod B2B, export a zahraniční odběratele

KSeF (Krajowy System e-Faktur) se často popisuje zkratkou „od února 2026 musí všechno přes KSeF". To je nepřesné. KSeF řeší konkrétní výsek fakturace — B2B mezi polskými plátci. Mimo ten výsek platí jiná pravidla, a právě tam vznikají chyby v napojení. Tady je rozdělení, které potřebujete vědět, než začnete integrovat.

Co pod KSeF spadá: domácí B2B

Jádro povinnosti je jednoduché: domácí B2B faktury polských plátců DPH vystavované podle polského zákona o DPH. Pokud jste usazeni v Polsku nebo jste polský plátce a fakturujete jinému plátci, vystavujete strukturovanou e-fakturu přes KSeF.

Náběh je fázový:

• Od 1. února 2026 je vystavování povinné pro velké plátce — kdo měl v roce 2024 tržby nad 200 milionů PLN (zhruba 4 200 subjektů). Práh se počítá z předchozího roku.
• Od 1. dubna 2026 je vystavování povinné pro ostatní plátce DPH, s výjimkou mikropodniků.
• Mikropodniky (nejmenší plátci) mají povinnost až od 1. ledna 2027.

K tomu existuje přechodná úleva: plátce, jehož měsíční hodnota faktur vystavených mimo KSeF nepřekročí 10 000 PLN brutto, může fakturovat mimo KSeF do 31. prosince 2026. Povinnost ho dožene fakturou, která ten limit překročí. Takže rozšířené „od dubna 2026 už všichni" je zjednodušení — mikrofirmy a skupina pod 10 000 PLN měsíčně naběhnou až v roce 2027.

Přijímání faktur: povinné pro všechny dřív než vystavování

Tohle se snadno přehlédne. Přijímat faktury přes KSeF musí všichni plátci už od 1. února 2026 — i ti, kdo sami v KSeF zatím nevystavují.

Pro integraci to znamená dvě věci. Strana příjmu musí být hotová dřív než strana výdeje. A nemůžete čekat, až vás dožene vlastní povinnost vystavování — protokol pro stahování a zpracování příchozích strukturovaných faktur potřebujete od února 2026 bez ohledu na to, jak velká je vaše firma.

Zahraniční odběratel: faktura jde do KSeF, doklad ven

Častý dotaz: prodávám do zahraničí, týká se mě KSeF? Ano.

Faktura vystavená zahraničnímu odběrateli se vystavuje v KSeF, protože je to faktura ve smyslu polských předpisů. To, že kupující sedí v Německu nebo USA, na povinnosti vystavit ji v KSeF nic nemění.

Rozdíl je v tom, jak doklad doručíte. Zahraniční odběratel do KSeF přístup nemá, takže fakturu dostane mimo systém — typicky jako PDF vizualizaci nebo sdílený odkaz na ni. Strukturovaná faktura zůstává v KSeF jako oficiální záznam, odběrateli posíláte čitelnou podobu.

Z pohledu napojení to znamená dvě výstupní cesty z jednoho zdroje: strukturované XML do KSeF a lidsky čitelná vizualizace (PDF nebo odkaz) k odběrateli. Obě musí sedět na stejnou fakturu.

Co pod KSeF nespadá

Stejně důležité jako vědět, co posílat, je vědět, co neposílat. Dvě hlavní kategorie:

B2C faktury koncovým spotřebitelům. Vůči spotřebiteli neexistuje povinnost strukturované faktury v tom smyslu, v jakém ji KSeF řeší pro B2B. Pokud vaše aplikace fakturuje i koncovým zákazníkům, tyhle doklady do KSeF nepatří a musíte je v logice oddělit.

Nákupní faktury od zahraničních dodavatelů. Když nakoupíte od dodavatele usazeného mimo Polsko, jeho fakturu přes KSeF neevidujete. Zahraniční dodavatel ji do KSeF zadávat nemusí — firmy prodávající polským subjektům ze zahraničí nemají povinnost používat polské strukturované e-faktury. KSeF se k nahlášení takového nákupu nepoužívá.

Praktický důsledek pro integraci: vaše routovací logika musí každý doklad zařadit. Domácí B2B → KSeF. B2C → mimo KSeF. Příchozí od zahraničního dodavatele → mimo KSeF. Záměna těchhle kategorií je tichá chyba — buď pošlete do státního systému něco, co tam nepatří, nebo nepošlete něco, co tam patřit má.

Přílohy: ano, ale s předchozím oznámením

Od 1. února 2026 je možné vystavit fakturu v KSeF s přílohou. Není to ale automatické. Vyžaduje to předchozí oznámení záměru vystavovat a přenášet faktury s přílohami, podávané přes e-Urząd Skarbowy (lze podat od 1. ledna 2026).

Detail workflow se vyplatí ověřit proti aktuálně publikovanému schématu FA(3), než to začnete implementovat — tady je víc pohyblivých částí a schéma se ladí. Pokud váš proces přílohy potřebuje, počítejte s tím, že to není jen pole navíc v XML, ale samostatný registrační krok u finančního úřadu.

Co si z toho odnést pro napojení

Když to shrnu z pohledu člověka, který tu integraci píše:

• Routování je první rozhodnutí. Než řešíte odesílání, musíte umět každý doklad zařadit do kategorie (domácí B2B / B2C / zahraniční odběratel / příchozí ze zahraničí). Špatné zařazení je tichá chyba.
• Příjem před výdejem. Přijímání přes KSeF je povinné od února 2026 pro všechny. Tuhle stranu nepodceňte.
• Export = dvě výstupní cesty. XML do KSeF, čitelná vizualizace odběrateli. Z jednoho zdroje, na stejnou fakturu.
• Přílohy mají vlastní registraci. Bez předchozího oznámení přes e-US je nevystavíte.

A nad tím vším platí, co jsme psali dřív: každé odeslání do KSeF musí být durable a idempotentní — asynchronní submit, polling stavu, potvrzení UPO. Routování řeší, co poslat. Robustní pipeline řeší, aby se to neztratilo cestou.

FAQ

Musí jít exportní faktura zahraničnímu odběrateli přes KSeF?

Ano. Pokud je to faktura ve smyslu polských předpisů, vystavuje se v KSeF i pro zahraničního odběratele. Sám odběratel ji ale dostane mimo KSeF — typicky jako PDF vizualizaci nebo sdílený odkaz, protože do KSeF nemá přístup.

Spadají faktury od zahraničních dodavatelů pod KSeF?

Ne. Nákupní fakturu od dodavatele usazeného mimo Polsko se přes KSeF neeviduje a zahraniční dodavatel ji do KSeF zadávat nemusí. Zahraniční firmy prodávající polským subjektům nemají povinnost používat polské strukturované e-faktury.

Platí KSeF na faktury koncovým zákazníkům (B2C)?

Ne. Povinnost strukturované e-faktury přes KSeF se týká B2B vztahů mezi plátci. Faktury koncovým spotřebitelům (B2C) pod tuto povinnost nespadají.

Napojení řešíme

KSeF integraci stavíme v produkci — strukturované faktury FA(3), routování podle kategorie dokladu, asynchronní odesílání s potvrzením. V jednom napojení běží přes 40 000 dokladů se 100% doručením; při forenzní recovery jiného systému jsme obnovili 15 141 chybějících dokumentů, které předchozí pipeline tiše ztratila.

Pokud řešíte, co u vás pod KSeF spadá a co ne, nebo chcete napojení, které v lednu 2027 nespadne — napište nám.