Faktura ustrukturyzowana FA(3): co to je a co obsahuje

Faktura ustrukturyzowana je faktura ve formátu XML podle schématu FA(3), který KSeF vyžaduje místo volného PDF nebo papíru. Není to nějaká nová, samostatná technologie — je to prostě datový formát, ve kterém má od roku 2026 existovat většina B2B faktur v Polsku. A „KSeF 2.0", o kterém se dnes všude píše, není další verze systému odlišná od toho, co už znáte z KSeF — je to hovorové označení nového, povinného KSeF na rozdíl od starého, dobrovolného systému z let 2021–2025.

Tento článek rozebírá přesně tohle: co je faktura ustrukturyzowana, co se skrývá pod schématem FA(3), odkud se vzalo označení „KSeF 2.0" a co to reálně mění ve fakturaci. Obecný kontext samotného systému KSeF — koho se týká a jaké platí termíny — máme rozepsaný samostatně v článku KSeF: co to je a koho se týká.

Co je faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana (v polštině taky „faktura ustandaryzowana") je elektronická faktura, jejíž data mají přesně definovanou strukturu polí — není to text nebo obrázek k přečtení člověkem, ale data k přečtení strojem. Tento formát popisuje logické schéma FA(3), které publikuje polské Ministerstvo financí.

Rozdíl oproti dosavadní praxi je zásadní. Doposud mohla mít faktura libovolnou podobu — PDF vygenerované z jakékoli šablony, sken, nebo i papír. KSeF tuhle volnost ruší. Faktura musí být XML podle schématu FA(3), jinak ji systém nepřijme.

Z pohledu firmy to znamená, že faktura přestává být dokumentem v tradičním smyslu a stává se daty v konkrétním formátu. Generuje ji účetní software nebo integrace napojená na KSeF — nedá se prostě „napsat" jako PDF v editoru.

Faktura ustrukturyzowana a běžná faktura — v čem je rozdíl

Praktické srovnání:

• Běžná faktura (PDF, papír). Libovolný grafický layout, data čitelná pro člověka, posílá se e-mailem nebo poštou, bez centrálního ověření.
• Faktura ustrukturyzowana FA(3). Přesně definovaný XML, data v polích podle schématu, posílá se přes KSeF, který jí přidělí číslo a vrátí UPO (potvrzení o přijetí). Teprve UPO jí dává právní účinnost.

To, co pro člověka vypadá jako „stejná faktura", je pro systém úplně jiná kategorie dokumentu — u jedné hlídá volnost, u druhé hlídá schéma.

Co obsahuje faktura ustrukturyzowana FA(3)

Schéma FA(3) definuje přesnou strukturu polí faktury — údaje o stranách transakce, položky zboží a služeb, částky, způsob platby a další prvky, které obsahuje každá faktura s DPH. Co odlišuje FA(3) od předchozích verzí schématu, je několik konkrétních novinek:

• Role „Podmiot3 – pracownik". Schéma přináší možnost uvést zaměstnance jako třetí subjekt na faktuře — řešení pro situace, kdy se faktura týká výdaje nebo nákladu spojeného s konkrétním zaměstnancem.
• Rozšířené pole P_7. Pole popisující název zboží nebo služby má teď víc prostoru pro popis položky.
• Řešení pro JST a GV. Schéma obsahuje dedikovaná řešení pro jednotky územní samosprávy a skupiny DPH (polské zkratky pro veřejný sektor).
• Příloha k faktuře. FA(3) umožňuje připojit k faktuře přílohu přímo.

Tohle jsou konkrétní, ověřené změny ve schématu. Pokud hledáte přesnou specifikaci pole po poli, zdrojem je oficiální dokumentace schématu FA(3) publikovaná polským Ministerstvem financí — zbytek struktury (jak přesně jsou jednotlivé sekce XML zanořené) závisí na konkrétní verzi dokumentace a to se tady nedá poctivě shrnout bez odkazu na zdroj.

Faktura ustrukturyzowana — existuje „vzor" ke stažení

Jedna z častějších otázek zní, jak vypadá vzor faktury ustrukturyzowanej. Odpověď je trochu jiná než u tradiční faktury: neexistuje jeden vzor PDF nebo Wordu ke stažení a vyplnění. Faktura ustrukturyzowana je XML generovaný automaticky — účetním softwarem, který má vestavěnou podporu schématu FA(3), nebo vlastní integrací s KSeF.

V praxi to znamená, že „vzor" faktury ustrukturyzowanej je ve skutečnosti schéma FA(3) samo o sobě — tedy datový kontrakt, který musí splňovat každá vystavená faktura. Nevyplňuje se ručně; vyplňuje ho systém, ze kterého fakturujete.

Čím se KSeF 2.0 liší od starého KSeF

Tady je prostor pro jasno, protože v médiích a poradnách koluje dost nedorozumění. „KSeF 2.0" není nová, technicky odlišná verze systému, jiná od toho, co popisujeme v našem obecném článku o KSeF. Je to hovorové označení téhož systému KSeF, jen v jeho nové, povinné fázi:

• Starý KSeF (2021–2025) fungoval dobrovolně. Firma ho mohla používat, ale nemusela.
• Nový, povinný KSeF — „KSeF 2.0" vstupuje v platnost od 1. února 2026 pro velké plátce a od 1. dubna 2026 pro ostatní plátce DPH. Od té chvíle přestává být vystavování faktur přes KSeF ve formátu FA(3) volitelné.

Jinými slovy: pokud někde čtete o „KSeF 2.0", nehledejte samostatný systém ani samostatnou integraci — je to tentýž KSeF, o kterém píšeme v ostatních článcích, jen už povinný a s aktuálním schématem FA(3).

Výjimky a přechodné období

Ne každá faktura musí hned projít přes FA(3):

• Registrační pokladny. Faktury z registračních pokladen jsou z povinnosti KSeF vyňaty do 31. prosince 2026.
• Nejmenší plátci. Firmy s měsíčním obratem faktur do 10 000 PLN mají v přechodném období zjednodušení.

Mimo tyto výjimky musí mít většina B2B faktur v režimu polské DPH od příslušného termínu strukturovanou podobu podle FA(3).

Kde se to potkává s ISDOC a PEPPOL

Faktura ustrukturyzowana FA(3) je polský národní formát — jiný než český ISDOC nebo evropský PEPPOL BIS. Pokud fakturujete do více zemí nebo stavíte integraci, která musí zvládnout víc než jeden formát, stojí za to podívat se, jak tyto standardy do sebe zapadají — rozepsali jsme to v článku ISDOC, PEPPOL a KSeF: jak do sebe zapadají.

Pomůžeme s napojením na FA(3)

Naše KSeF integrace běží na produkci: přes 40 000 dokladů odesláno se 100% doručením, a při forenzní obnově jsme dohledali 15 141 faktur, které předchozí fire-and-forget pipeline tiše ztratila. Generování a validaci faktur ve formátu FA(3) stavíme jako KSeF integraci na míru — s durable workflow, retry a reconciliation.

Pokud řešíte, jak z vašeho systému generovat faktury podle schématu FA(3), napište nám.

FAQ

Co je faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana je faktura ve formátu XML podle logického schématu FA(3), které publikuje polské Ministerstvo financí. Místo volného PDF nebo papíru mají data faktury pevně danou strukturu polí, kterou KSeF umí automaticky přečíst a ověřit.

Co je schéma FA(3)?

FA(3) je aktuální verze logického schématu strukturované faktury, kterou používá KSeF. Definuje přesnou strukturu polí faktury — údaje o prodejci a odběrateli, položky, částky — a oproti předchozím verzím přináší nové prvky, mimo jiné roli „Podmiot3 – pracownik", rozšířené pole P_7 nebo možnost přidat přílohu.

Čím se liší KSeF 2.0 od starého KSeF?

„KSeF 2.0" je hovorové, mediální označení nového povinného systému, ne samostatná, novější technická verze. Starý KSeF fungoval dobrovolně v letech 2021–2025. Od 1. února 2026 (velcí plátci) a 1. dubna 2026 (ostatní) se používání KSeF a schématu FA(3) stává povinným.

Co obsahuje faktura ustrukturyzowana FA(3)?

Kromě standardních údajů faktury (strany transakce, položky, částky) přináší schéma FA(3) roli „Podmiot3 – pracownik" pro identifikaci zaměstnaneckých výdajů, rozšířené pole P_7 pro název zboží nebo služby, řešení pro JST a GV a možnost připojit k faktuře přílohu.

Musí každá faktura projít KSeF ve formátu FA(3)?

Ne každá. Faktury z registračních pokladen jsou z povinnosti KSeF vyňaty do 31. prosince 2026 a nejmenší plátci (obrat do 10 000 PLN měsíčně) mají v přechodném období zjednodušení. Mimo tyto výjimky musí mít většina faktur B2B v režimu polské DPH strukturovanou podobu FA(3).