KSeF: co to je a koho se týká

KSeF je zkratka pro Krajowy System e-Faktur — polský státní systém elektronické fakturace. Od roku 2026 přestává být dobrovolný a stává se povinnou cestou, kterou v Polsku prochází většina firemních faktur. Pokud fakturujete do Polska nebo tam máte registraci k DPH, tohle se vás může týkat. Tento článek vysvětluje, co KSeF je, koho se týká a jaké termíny platí.

Co je KSeF

KSeF je centrální vládní platforma provozovaná polskou daňovou správou. Funguje jednoduše v principu: faktura se nevystaví jako PDF a nepošle e-mailem, ale odešle se ve strukturovaném formátu (schéma FA(3)) přímo na státní systém. KSeF fakturu přijme, přidělí jí jednoznačné číslo a vrátí potvrzení o přijetí — UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Teprve UPO je důkaz, že faktura platí.

Z pohledu firmy se mění tři věci:

• Formát. Faktura už není volný PDF dokument, ale strukturované XML podle pevně daného schématu.
• Kanál. Faktura putuje přes státní systém, ne přímo mezi dodavatelem a odběratelem.
• Potvrzení. Bez UPO faktura nemá právní účinnost. Není to volitelný krok.

Stát tím získává přehled o transakcích v reálném čase. Firma za to platí tím, že musí mít fakturaci napojenou na KSeF — buď přes vlastní účetní software, nebo přes vlastní integraci.

Koho se KSeF týká

Povinnost se nezavádí pro všechny najednou. Polsko ji rozfázovalo podle velikosti plátce a rozlišuje dvě věci: vystavování faktur a jejich přijímání.

Vystavování faktur přes KSeF:

• Od 1. února 2026 je povinné pro velké plátce — firmy s obratem za rok 2024 nad 200 milionů PLN. To je zhruba 4 200 subjektů.
• Od 1. dubna 2026 je povinné pro ostatní plátce DPH. S jednou výjimkou: nejmenší firmy (mikropodniky) a plátci, jejichž měsíční objem faktur mimo KSeF nepřesáhne 10 000 PLN, mají odklad.
• Od 1. ledna 2027 se přidávají i tyto mikropodniky a plátci pod limitem. Pokud někdo v roce 2026 limit 10 000 PLN za měsíc překročí, povinnost mu vzniká už od faktury, která limit prolomí.

Přijímání faktur přes KSeF:

• Od 1. února 2026 musí všichni plátci DPH umět přes KSeF faktury přijímat — i ti, kteří sami ještě nevystavují. Když vám dodavatel pošle fakturu přes KSeF, musíte si ji odtud vyzvednout.

Zjednodušení „od dubna všichni ostatní" tedy není přesné. Mikrofirmy a skupina pod 10 000 PLN měsíčně se reálně přidávají až v roce 2027.

Co je mimo KSeF

Ne všechno jde přes KSeF. Mimo systém zůstávají:

• Faktury koncovým zákazníkům (B2C). Vůči spotřebitelům povinnost strukturované faktury v tomto smyslu neplatí.
• Nákupní faktury od zahraničních dodavatelů. Pokud vám fakturuje firma usazená mimo Polsko, do KSeF se taková faktura nehlásí. Zahraniční dodavatel nemá povinnost polské strukturované e-faktury používat.

Zvláštní případ je fakturace zahraničnímu odběrateli. Pokud polský plátce vystavuje fakturu zahraničnímu zákazníkovi, faktura se přesto vystavuje v KSeF — je to faktura ve smyslu polských předpisů. Zahraniční odběratel ale do KSeF přístup nemá, takže mu fakturu předáte mimo systém, typicky jako PDF vizualizaci nebo sdílený odkaz.

Co to znamená pro českou firmu fakturující do Polska

Rozhodující je, jestli máte v Polsku registraci k DPH a fakturujete pod polským režimem.

• Pokud polskou DPH registraci nemáte a jen prodáváte do Polska jako český plátce, vaše faktura zahraničního dodavatele se do KSeF hlásit nemusí. Váš polský odběratel ji zpracuje běžně mimo systém.
• Pokud polskou DPH registraci máte — typicky když máte v Polsku sklad, pobočku nebo lokální prodej — a vystavujete faktury podle polského zákona o DPH, povinnost KSeF se vás týká stejně jako polské firmy. Pak řešíte stejné termíny i stejnou technickou stránku: strukturované XML, přihlášení do KSeF, UPO.

Druhá věc, na kterou narazí každý, kdo do Polska prodává, je přijímání. Od února 2026 vám polští dodavatelé můžou posílat faktury přes KSeF. Abyste si je vyzvedli, potřebujete do systému přístup a oprávnění.

Jak se do KSeF přihlašuje

Pro úplnost — KSeF má několik způsobů přihlášení a pro firmu na nich záleží. Krátký přehled:

• Kvalifikovaná elektronická pečeť identifikuje organizaci, ne konkrétní osobu. Pokud pečeť obsahuje IČ DPH (NIP) firmy, firma získá přístup sama, bez podávání oznámení ZAW-FA. Pro firmu je to nejpřímější cesta.
• Kvalifikovaný elektronický podpis patří fyzické osobě a má sílu vlastnoručního podpisu.
• ZAW-FA. Firma, která pečeť nepoužívá, určí oznámením ZAW-FA fyzickou osobu (jednatele, ekonoma, zaměstnance), která za ni v KSeF jedná. Ta pak může uvnitř systému přidělovat oprávnění dalším lidem nebo účetnímu softwaru.
• Token a KSeF certifikát slouží pro strojové přihlášení z aplikací a integrací. Tady je důležitý termín: token a certifikát existují vedle sebe od 1. února 2026, token funguje do 31. prosince 2026, ale od 1. ledna 2027 přijímá KSeF už jen certifikát. Integrace nastavená pouze na token se po Novém roce 2027 nepřipojí. Pro dlouhodobé napojení je potřeba naplánovat přechod na KSeF certifikát s předstihem.

Kdy z toho začne být technický problém

Rok 2026 je grace period — povinnost běží, ale bez pokut. Právě proto se snadno podcení. Firma napojí fakturaci „nějak", vypadá to, že to funguje, a odloží se to. Od 1. ledna 2027 přichází tvrdé vynucování a zároveň padá podpora tokenů. Dvě věci najednou: musíte mít integraci, která spolehlivě doručí každou fakturu, a musíte být přepnutí na certifikát.

KSeF přitom není obyčejné API. Je asynchronní, má limity počtu volání, občas je nedostupný a drží si vlastní stav a session. Integrace, která jen pošle fakturu v HTTP requestu a doufá, že to vyšlo, ztratí první fakturu ve chvíli, kdy systém odpoví chybou nebo timeoutem. A nikdo se to nedozví — dokud nepřijde kontrola. O tom, jak postavit napojení, které ani jednu fakturu neztratí, jsem psal v článku Robustní KSeF integrace.

Pomůžeme s napojením

Tohle není teorie. Naše KSeF integrace běží v produkci: přes 40 000 dokladů odesláno se 100% doručením, a při forenzní obnově jsme dohledali 15 141 faktur, které předchozí fire-and-forget pipeline tiše ztratila. Napojení stavíme jako durable workflow s retry, reconciliation a monitoringem — a s přechodem na certifikát před hranicí 2027.

Pokud fakturujete do Polska a řešíte, jestli a jak se vás KSeF týká, napište nám. Projdeme vaši situaci a řekneme, co konkrétně potřebujete.

FAQ

Co je KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) je polský státní systém pro elektronickou fakturaci. Faktura se odešle ve strukturovaném formátu FA(3) na vládní platformu, ta jí přidělí číslo a vrátí potvrzení o přijetí (UPO). Faktura tím získává právní účinnost.

Od kdy je KSeF povinný?

Vystavování faktur přes KSeF je povinné od 1. února 2026 pro velké plátce (obrat za rok 2024 nad 200 milionů PLN) a od 1. dubna 2026 pro ostatní plátce DPH. Nejmenší firmy a plátci pod limitem 10 000 PLN měsíčně se přidávají od 1. ledna 2027. Přijímat faktury přes KSeF musí všichni plátci už od 1. února 2026.

Týká se KSeF české firmy, která fakturuje do Polska?

Záleží na tom, zda má firma v Polsku registraci k DPH. KSeF se vztahuje na faktury vystavené podle polského zákona o DPH polsky usazenými nebo k polské DPH registrovanými plátci. Faktury zahraničního dodavatele bez polské registrace se do KSeF nehlásí. Pokud ale česká firma má polské IČ DPH a fakturuje pod polským režimem, povinnost se jí týká.